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martes, 18 de marzo de 2014

20 Consejos para usar correctamente el Correo Electrónico

Por medio del correo electrónico podemos realizar múltiples actividades, es el medio idóneo para realizar cualquier tipo de acción de marketing one to one, se usa para comunicarse con compañeros y jefes, para solicitar información a diferentes dependencias de la empresa o a terceros, se envían mensajes de correo electrónico a usuarios que han solicitado información sobre productos, servicios, promociones, etc.


20 Consejos para usar correctamente el Correo Electronico

Sin embargo es muy común observar el mal manejo que se le da a esta importante herramienta de comunicación en pequeñas, medianas e incluso algunas grandes empresas.

En este post quiero presentar 20 consejos que permitirán manejar un protocolo adecuado al momento de usar el Correo Electrónico:


1.   Use mensajes cortos y precisos: Trate de dar una respuesta clara en sus correos electrónicos. Un correo extenso es muy tedioso de leer, adicionalmente muchas personas leen sus correos en dispositivos móviles, por tanto el espacio de visualización es cada vez más reducido.

2.   Brinde una respuesta concisa, pero completa: Esta norma complementa la número uno, ya que aunque se debe ser conciso, trate también de adelantarse a posibles preguntas posteriores. Es decir, si un cliente pregunta por un precio, podría ser importante invitarlo a que visite sus tiendas o darle tiempos de entrega o métodos de envío.

3.   No escriba todo en mayúsculas, ni en un tamaño de letra excesivo: Esta norma aplica no solo para correo electrónico, sino también para chats. Hay que ser muy prudentes con su uso, no solo porque se considera enojo, sino que además dificultan su lectura. No olvides que las tildes aplican para letras mayúsculas y minúsculas. Si desea hacer énfasis use negrillas, sangrías o listas que a su vez hacen más legible el texto.

4.   No confronte a nadie por correo electrónico: No conteste el correo si está alterado, esto le puede traer más inconvenientes que soluciones. Cuando estamos alterados podríamos decir cosas desagradables, ser demasiado sinceros, explotar, o decir las cosas de una manera poco asertiva. Busque otros espacios para las confrontaciones. Lo mejor es dejar ese correo como un pendiente y contestarlo un rato después. Si definitivamente el correo requiere de un tratamiento especial, busquemos otros espacios para solucionar esas diferencias y que mejor en el correo electrónico se transmitan las conclusiones o compromisos a los que se llegaron.

5.   Sea claro en el asunto: Éste ayuda a catalogar y priorizar el correo electrónico. Además sirve para buscar un tema específico o darle seguimiento. Si va a tratar varios temas de igual importancia, mejor envíe diferentes correos, ya que es posible que los destinatarios sean diferentes y además ayuda a ubicar ese correo posteriormente.

6.   Evite mostrar sus listas de distribución: Cuando se muestran las listas de distribución estamos mostrando nuestra base de datos, la cual puede quedar en manos de la competencia, de un spamer o de personas inescrupulosas. Utilice recursos como la copia oculta, CCO.

7.   No solicite confirmación de lectura: Muchas personas usan esta opción para confirmar que la otra persona abrió el correo. Se considera de pésima educación solicitar confirmación de lectura o similar al enviar un correo, pues se pone en entredicho la responsabilidad del receptor.

8.   Relea su correo varias veces antes de enviarlo: Piense bien qué va a escribir antes de enviar una respuesta o redactar un correo. Si no lo tiene claro, redacte un borrador previo.

9.   No cree ni reenvíe cadenas: Además de consumir ancho de banda es muy probable que sea una trampa para capturar información o cuentas de correo de los usuarios. El MSN no lo van a empezar a cobrar, nadie se ha ganado la lotería al reenviar una cadena, nadie ha fallecido por no reenviar una cadena, ningún millonario está regalando su fortuna, entre otros temas.

10.               El correo no reemplaza la inmediatez de una llamada: Enviar un correo no significa que le van a responder de inmediato o que ya cumplió con su parte. Una llamada telefónica es más efectiva si busca inmediatez.

11.               Evite enviar correos con colas: Primero que todo se podría ir un comentario indeseado. Lo recomendable es incluir partes del mensaje original, referirse a una parte específica del mensaje y enviarlo. En algunos servicios de correo se puede evitar completamente ya que los correos son organizados como conversación.

12.               Controle los archivos adjuntos: Notifique por otro medio al destinatario si está enviando un adjunto mayor a 500kb. Trate de usar servicios de almacenamiento temporal si el adjunto es muy grande, es decir, de tamaño superior a 500 kb.

13.               No use acrónimos en correos formales: El uso de acrónimos en correos con clientes o formales, pueden ser confusos, generar una percepción de poca seriedad. Los acrónimos más usados son: BRB (Be right back), ASAP (As Soon As Possible), NPI (No Poseo Información), por (x), más que (+q) porque (xq) y PSI (Para su información).

14.               Salude y despídase: El saludo y la despedida son importantes porque se le brinda a una persona el respeto que merece. Sólo es válido cuando es un correo tipo conversación, que aunque no es recomendable, se da en muchos casos.

15.               Use una firma digital: Haga todo lo posible para que su interlocutor lo pueda contactar inmediatamente. Lo recomendable en la firma es usar nombre, cargo, teléfono fijo o celular y empresa. Puede omitir el correo si ya está dentro del mismo. Use texto (No imagen), trate de que sean máximo 5 líneas. Si lo desea, puede tener diferentes firmas para distintos interlocutores.

16.               Cuide sus palabras: En la red no hay tonos de comunicación, ni gestos. Trate de que las palabras no sean cortantes. No use emoticones con sus clientes.

17.               No envíe correos masivos desde su correo: Existen herramientas para esto. Si lo hace puede terminar por bloquear su cuenta y perder más contactos de los que podría conseguir.

18.               Revise su correo periódicamente: Si no es posible mantener su bandeja de correo activa, trate de abrirla por lo menos una vez al día. Para un mejor control de su correo, cree carpetas personales.

19.               Evite plantillas o correos no oficiales: Este tipo de plantillas primero que todo no son estéticas, además agregan peso innecesario al correo. Usualmente existen plantillas oficiales en las Empresas, si no la tiene, con el uso de la firma ya está haciendo buen manejo de su imagen.

20.               Conteste, aún si no sabe: Usted tiene derecho a no saber. Si cree que su respuesta puede tardar o la desconoce, comunique a su interlocutor que revisará el tema o que se encargará de la situación y estará dando una respuesta. No espere que pase el tiempo sin novedad.

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