¿Cómo Planear y Administrar su Empresa? Segunda Parte

Continuamos con los post acerca de ¿Cómo planear y administrar su Empresa?, hablando del Organigrama Empresarial de la Planeación para el Mediano y Largo Plazo y de gerenciar con calidad.

4. El Organigrama Empresarial

Un organigrama es un gráfico que representa en forma detallada y jerárquica como se distribuyen las áreas, los cargos y las funciones en la empresa. El más común y conocido en el organigrama piramidal.

El Organigrama de la Empresa sirve para:

·        Visionar en forma general la estructura de la empresa.

·        Mejorar y clarificar los roles de cada sección y actividades específicas.

·        Conocer el departamento o sección de la empresa al que pertenece cada empleado.

·        Entender los roles y responsabilidades individuales de los empleados.

·        Generar claridad sobre el orden jerárquico de la empresa.

Con frecuencia se encuentra que la gran mayoría de las Mipymes no tienen definidas claramente las diferentes áreas del ente empresarial ya que en ellas el propietario cumple todos los roles, es el que realiza todas las funciones, entre otras razones, principalmente, por un presupuesto limitado. Por tal motivo, es importante que se conozcan cuáles deben ser las áreas funcionales de una empresa.

La idea consiste en irlas integrando paso a paso en su negocio, de acuerdo con el crecimiento de la unidad productiva. Con una visión clara de esas áreas, es posible realizar la planeación en cada una de ellas, independientemente de quien sea la persona encargada de ejecutarla. Para el ejemplo de una empresa industrial, por lo general se debe contar con mínimo los departamentos de Mercadeo, Recursos Humanos, Producción y Contabilidad y Finanzas.

Área de Mercadeo y Ventas: Es el área de donde parte el negocio de la empresa o el proceso de producción, si es una empresa industrial; tiene varias funciones:

·        Estudiar los mercados; proveedores, clientes, competencia.

·        Estudio de Créditos para nuevos clientes.

·        Analizar los proveedores de materias primas e insumos, entre otras.

Área de Recursos Humanos: Donde se administra el personal de la empresa; tiene, entre otras, las siguientes funciones básicas:

·        Contratación: Análisis de hojas de vida, entrevistas, pruebas de conocimiento, pruebas psicotécnicas, reclutamiento y contratación, inducción a la empresa, inducción en el cargo, carnetización, capacitación y recreación.

·        Nomina: Departamento donde se llevan los registros de tiempos laborados, se preparan los pagos salariales, de prestaciones sociales y aportes parafiscales. En este departamento se deben llevar los registros organizados por empleado, en carpetas independientes, donde conste el historial laboral de cada uno, sus vacaciones, primas, cesantías, dotación y demás prestaciones que se le pagan o adeuden.

Área de Producción: Compuesta por dos departamentos:

·        Diseño: Se encarga de actualizar los estilos y modelos de productos o servicios que tiene la empresa, con base en las investigaciones que realiza en el medio. Para ello, aplica la prospectiva, innova, consulta los gustos, las preferencias, los impactos de los productos o servicios entre los consumidores. De dichas investigaciones deben surgir los propósitos de nuevos productos o servicios, los cuales deben ser sometidos a pruebas y ensayos previos a su producción en serie.

·        Ensamble: Bajo cuya responsabilidad están el corte y el acomodo de los diferentes componentes del producto, con base en los diseños recibidos.

Área de Contabilidad y Finanzas: En esta área están concentrados todos los documentos y datos que se procesan, ejecutan o reciben en la empresa. Es la sección donde se lleva en forma organizada toda la información, la que servirá para elaborar los informes y obtener los datos con los cuales se debe determinar el estado de la empresa. Tales documentos hacer referencia a:

Contabilidad, Costos y Presupuestos: donde se configuran los balances, los estados de pérdidas y ganancias, los flujos de caja, se lleva el registro de proveedores y clientes, con las cuentas por pagar y las cuentas por cobrar.

Finanzas: Es la sección donde se llevan los estudios de rentabilidad y de recursos que posee la empresa; se determinan los dineros que se deben conseguir con las entidades financieras para la ejecución de algún proyecto o en el transcurso de las actividades normales de la empresa. También se realizan análisis de rentabilidad de cada producto en forma independiente, los márgenes de contribución, así como el punto de equilibrio de la empresa.

En resumen los planes de la empresa se deben integrar a cada una de estas áreas y funciones operativas. En el desarrollo de la planeación se han de tener en cuenta los siguientes aspectos como punto de partida:

Objetivo general de la empresa: Es solo uno, constituido por la combinación de los anteriores aspectos. Debe resumir lo que hace la empresa, sintetiza la razón de ser.

Objetivos Específicos: Este punto se debe redactar así: Inicia con un verbo en infinitivo.

·        Es corto, conciso, claro.

·        Está ubicado en el tiempo (años, meses, días, horas) que se demorará la ejecución del proyecto.

·        Está localizado en un espacio geográfico determinado (la empresa, el área, el barrio, la ciudad o el país) donde se realizará.

·        Es medible (determinado por una cifra, un porcentaje, un número o indicador), de esta manera se puede evaluar su cumplimiento, su avance o retroceso.

Actividades: Lo que se va a realizar a nivel general para cumplir el objetivo específico, son las fases.

Tareas: Constituidas por los eventos que se deben cumplir para que la actividad llegue a un feliz término.

Indicadores de cumplimiento: Son los aspectos que darán fe de que la actividad se realizó efectivamente.

Responsables: Son las personas que llevarán a cabo cada una de las actividades programadas en la planeación.

En la planeación se deben trabajar los planes generales de cada área teniendo en cuenta que todos están estrechamente relacionados, que no pueden concebirse en forma aislada ya que cada área depende de la otra.

Se deben manejar estrechos lazos de comunicación entre las diferentes secciones.

A continuación, los tipos de planes que puede tener una empresa:

·        Plan de mercadeo: plan de ventas y plan de compras.

·        Plan de producción: con base en las estadísticas internas de la empresa o a partir de los pedidos de los vendedores.

·        Plan de recursos humanos: definido con base en las necesidades de la empresa y los perfiles de cada cargo.

·        Plan de ingresos: con base en las ventas proyectadas para la empresa.

·        Plan de egresos: con base en los gastos y compras de materias primas.

·        Plan de rentabilidad: obedece a planes de la empresa.

·        Plan de pagos: a partir de un listado de cuentas por pagar, con sus fechas de vencimiento en forma ordenada, para generar, con base en los planes de ventas y de ingresos, el plan de pagos, conformando, así, el flujo de caja.

·        Plan de inversiones y finanzas: cada peso que ingresa a la empresa debe tener el debido control, con un plan de reinversión cuando la empresa deja algunas utilidades o mediante préstamos de entidades financieras; pero antes de hacer efectivo el préstamo, se debe tener claridad de la forma en la cual se pueden realizar los pagos respectivos.

·        Plan de comunicación interna y externa: Es aquel que apoya la estrategia de la empresa para dar coherencia e integrar los objetivos, los planes y las acciones de la dirección; y la difusión y gestión de la imagen y de la información.

·        Plan de mejoramiento continuo: consiste en tener acciones para reformar las no conformidades internas o externas, con el fin de perfeccionar cada día. Hace parte del plan de calidad.

5. Plan de Trabajo de la Empresa

El plan de trabajo debe elaborarse entre el empresario y el grupo de colaboradores siguiendo estos pasos:

1.   Realizar un listado de actividades diarias, semanales, quincenales, mensuales y en fechas especiales para cada uno de los cargos y empleados. En tal sentido:

·        Definir los objetivos generales y específicos de cada cargo o puesto.

·        Organizar las actividades por prioridad; iniciar por las actividades diarias y asignando un horario a cada una.

·        Organizar las actividades para la semana por grupos, áreas o cargos.

·        Asignar una meta a cada objetivo o indicador de cumplimiento, que debe salir de las actividades o de los productos que se van a entregar. Establecer un responsable o reasignar funciones a cada uno de los cargos, de tal forma que sea equitativa la carga laboral y que tenga concordancia con cada perfil.

·        Determinar un tiempo para la entrega a satisfacción de cada meta u objetivo.

·        Realizar un cuadro de producción por hora, turno, por lote, por semana, quincenal o mensual, según su necesidad, para trazar los indicadores de cumplimiento.

2.   En Excel, el empresario puede elaborar un cuadro proyectado de la producción, previo análisis de métodos y tiempos operacionales en cada uno de los cargos.  

6. Planear y ejecutar con calidad

De nada sirve tener muchos planes de acción en el papel si no van a ser efectivamente ejecutados. Para que los planes se concreten y se pongan en práctica en todas las áreas y para todas las actividades de la empresa, existe la técnica PHVA, que significa:

P: Planear, basado en el objetivo de la empresa, el análisis del entorno y sus potencialidades internas.

H: Hacer, referido al cumplimiento de los planes acordados como un todo, dirigido a cada departamento y a cada empleado.

V: Verificación, revisión del cumplimiento efectivo y con calidad de cada una de las actividades. Es la comparación de lo planeado contra lo ejecutado.

A: Actuar, ya sea con acciones de mejoramiento o correctivas de lo realizado en toda la empresa.

7. Planeación para el mediano y largo plazo

El empresario organizado debe tener en cuenta que no todos los planes se pueden cumplir al mismo tiempo, por lo cual se requiere tener una visión clara y los tiempos requeridos. Se debe definir con base en los siguientes conceptos:

·        Definición de objetivo general y objetivos específicos.

·        La misión: se refiere a lo que hace la empresa, su razón de ser.

·        La visión: es lo que la empresa quiere ser en el futuro.

·        Las políticas y los valores corporativos.

·        El análisis interno y externo de la empresa.

·        Ventajas comparativas (los aspectos en los cuales su producto es mejor que el de la competencia) y competitivas (las características que hacen los productos de menor costo y con mayores beneficios para los clientes).

·        Diseñar nuevos productos o servicios para el futuro.

·        Definir nuevos mercados a los cuales se piensa enfocar.

·        Renovar la imagen corporativa y el portafolio de servicios.

·        Adoptar nuevas tecnologías para la empresa.

·        Realizar un análisis interno y externo de la empresa (DOFA). La matriz DOFA es una herramienta que se usa para la formulación y evaluación de la estrategia de la empresa. Voz acróstica que proviene de las siglas: Debilidades, Oportunidades, Fortalezas y Amenazas. 

8. Cómo gerenciar la empresa

La palabra Gerenciar está relacionada con la labor de dirección y liderazgo que realiza el propietario de la empresa o un empleado con conocimientos administrativos y gerenciales. Su finalidad es coordinar todos los recursos de la empresa de tal forma que se maximicen la productividad y las utilidades.

En consecuencia, algunas funciones básicas de un gerente, pueden ser:

1. Previsión: es la lectura del entorno. Se sabe lo que viene con base en los últimos acontecimientos económicos. Es la visión del empresario conocedor que está actualizado y enterado de todos los aspectos que tienen relación con su empresa.

2.  Organización: es la adopción de una serie de medidas tendientes a crear áreas, divisiones, flujogramas de procesos, departamentos, funciones operativas y administrativas, así como organigramas, además de definir los roles de cada área y de cada persona, para que la empresa siempre funcione correctamente.

3. Dirección: es la acción propia del líder, quien maneja y lleva la empresa por los mejores caminos. Es el timón de la empresa, que permite ubicarla en puntos estratégicos del mercado.

4. Control: significa tener claridad y dominio sobre los aspectos relevantes de la empresa. Es velar por el cumplimiento de los planes. Consiste en un comparativo entre lo planeado y lo ejecutado, para definir acciones concretas de mejoramiento o de ajustes. Debe ser permanente en la empresa.