¿Cómo Planear y Administrar su Empresa?

Hoy iniciaremos la entrega de varios post relacionados con la planeación y administración de las empresas, en los cuales abarcaremos diferentes temas relacionados con los Planes que se deben elaborar en el momento de la planeación, requisitos para realizar un buen Plan Empresarial, la Planeación Estratégica, el Organigrama Empresarial, Plan de Trabajo de la empresa y su planeación para el corto, mediano y largo plazo, además de la forma de gerenciarla adecuadamente.

Sin más preámbulos entremos en materia, la Planeación es considerada la más importante de las funciones administrativas. El cabal ejercicio de la función de planeación parte de escribir y realizar las actividades y tareas concretas, desde cada una de las áreas de la empresa, que se diseñan para que tanto el empresario como el gerente y demás empleados las hagan realidad.

La planeación consiste en escribir lo que se va a realizar, con el tiempo suficiente para hacer los ajustes necesarios; significa pensar en el futuro y tomar las decisiones concretas sobre objetivos. Es formular políticas, procedimientos, presupuestos, pronósticos y metas que se deban lograr en la empresa, con tiempos, lugares y responsables específicos.

1.   Plan de Empresa y Plan de Negocios

El Plan de Empresa es una herramienta ordenada, con datos confiables, que permite determinar la secuencia del montaje, operación, administración y gerencia de una empresa.

El término Plan de Empresa se usa comúnmente cuando la empresa ya está en funcionamiento; el término Plan de Negocios se utiliza por los emprendedores que desean montar sus empresas, pero que aún no están en funcionamiento. Los dos documentos manejan los mismos conceptos.

Lo ideal es que toda empresa, tenga escrito previamente un plan de negocios o plan de empresa antes de poner a funcionar el proyecto. Dado que muchos han iniciado su emprendimiento sin este documento o que lo tienen desactualizado, la recomendación es devolverse y revisar los aspectos generales que se deben tener claros para orientar el negocio como punto de partida.

Si el empresario no desea incurrir en gastos inoficiosos, aspira a trabajar con objetivos definidos y correr los menores riesgos, debe tener un plan de empresa. Por eso es importante tener claros los beneficios de una buena planeación ya que esta se considera el cimiento de la unidad productiva.

Un empresario planea su negocio con el fin de proyectar cada una de las acciones de la compañía, para darle un norte, una dirección.

La Planeación sirve para:

·        Mejorar la aplicación efectiva del tiempo: la planeación le ayuda a cumplir con las tareas y metas programadas.

·        Concentrarse: las continuas tareas que van apareciendo en el quehacer diario distraen a quien no tiene planes definidos y lo impulsan a realizar cosas diferentes de las prioritarias.

·        Determinar lo urgente y lo importante: con un plan de trabajo se hace posible diferenciar entre lo que realmente se necesita hacer ya y lo que se puede aplazar.

·        Prevenir posibles contingencias.

·        Mantener el Orden: principio fundamental de todo empresario exitoso.

·        Controlar cada día las finanzas: Muchos de los pagos que debe realizar la empresa tienen una fecha específica; si no se realizan en la fecha, se puede incurrir en multas y sanciones.

2.   Requisitos para un buen Plan Empresarial

Para efectuar una buena planeación, usted debe conocer muy bien la empresa que se quiere montar o consolidar, es decir, sus alcances internos y externos según las condiciones del mercado. Por consiguiente, el empresario debe ser un excelente conocedor del medio y de los mercados.

Los planes de la empresa, sin embargo, no los puede realizar solamente el emprendedor o él y los directivos de la empresa. Puesto que se ejecutan en todas las áreas y bajo la responsabilidad de todos los miembros del equipo de trabajo, la planeación debe ser compartida y comunicada a todos los empleados, para que ellos puedan empoderarse y trabajarlos en forma eficiente.

Por tal razón, la planeación es una tarea constante. Se debe planear desde el inicio mismo del proyecto y hacer revisiones del caso, inclusive reprogramar, cada seis meses o cada año. En la práctica, los planes deben diseñarse para el largo, mediano y corto plazo, así:

Plan a tres años: el cual se debe reajustar cada doce meses. Su contenido obedece a una planeación estratégica con componentes amplios.

Plan Anual: que se desprende de la planeación a tres años. Se elabora para cada una de las acciones generales que se han definido en la empresa y contiene los objetivos específicos en cada una de las áreas. Será la contribución al desarrollo de las metas fijadas durante dicho período.

Plan Mensual: Se hace sobre la base del inventario de los asuntos operativos que se deben atender.

3.   La Planeación Estratégica

La Planeación estratégica es un estilo de planeación más profunda, con mayores componentes y análisis que la planeación normal. Se trata de una planeación gerencial para las empresas modernas, que permite dirigir y tener claridad sobre lo que se quiere lograr con la entidad productiva.

En la planeación estratégica se trabaja en dos aspectos:

Las estrategias corporativas, las cuales responden al “como” y definen los limites dentro de los cuales debe trabajar la empresa, y las formas de manejar los negocios para obtener la ventaja corporativa.

Estrategias competitivas, que ayudan a que la empresa alcance los mejores niveles en ventas, rentabilidad, con base en los procesos, precios y niveles de diferenciación.

En el siguiente post revisaremos el Organigrama Empresarial, el Plan de Trabajo de la Empresa y los elementos para la planeación al mediano y largo plazo.